Kanban

“Kanban” è una parola giapponese che si traduce con “cartello/scheda”: l’obiettivo del metodo Kanban è infatti quello di segnalare e coordinare, attraverso l’utilizzo di cartellini, l’andamento di un flusso di lavoro in tutte le sue fasi. Esso conduce a visualizzare il lavoro e renderne immediatamente condivisibile lo stato in modo da facilitarne il procedere all’interno di un team e tra team diversi.

La genesi del metodo è da ricondurre al Toyota Production System all’interno del quale si sviluppò, tra gli anni ’40 e ’50, la produzione Lean. La logica Lean persegue l’eliminazione degli sprechi e l’abbattimento di tutte le operazioni ritenute inutili al fine di migliorare la produttività; il metodo Kanban esplica a tale compito orientando la produzione sulla base della tipologia e quantità richieste effettivamente, cioè regolando la produzione sulla base di un reale bisogno. La lavorazione su richiesta rispecchia un altro aspetto fondamentale della Lean, il Just in Time: concentrando risorse, tempo ed energie solo al momento opportuno e per l’effettivo fabbisogno, si eliminano il rischio di sovrapproduzione e i relativi costi di giacenza, oltre che il tempo dedicato a lavorazioni non necessarie.

L’approccio che questo procedere implica è identificato come “sistema pull”, cioè un sistema di lavorazione che è “tirato” di fatto dalla richiesta del cliente, contrapposto al “sistema push”, che, al contrario, si basa sulla mera produzione di beni da spingere poi sul mercato.

Come funziona nella pratica?

Per comprendere bene che cosa si intenda davvero per metodo Kanban occorre precisare che si può applicare a diversi settori e diversi ambiti e, in relazione ad essi, trovare modalità d’applicazione: per quanto infatti sia stato concepito in contesto industriale, oggi esso trova applicazione nella gestione di progetti di ogni genere.

In uno stabilimento produttivo, ad esempio, utilizzare il metodo Kanban vuol dire utilizzare dei cartellini che segnalano lo stato dei lavori (quantità di componenti, locazione, spostamenti ecc..) lungo tutta la linea di produzione per controllare tutto il ciclo produttivo e di approvvigionamento.

In particolare il metodo Kanban si scompone in:

Kanban di trasporto (o movimentazione): i cartellini utilizzati servono a segnalare lo spostamento dei componenti lungo il processo in una data direzione.

Kanban di produzione: i cartellini utilizzati in questo senso sono dei veri e propri ordini di produzione con cui si comunica e autorizza a monte la produzione di un componente richiesto a valle.

Entrambe le linee danno vita ad un sistema che mira a rimpiazzare con i prodotti realizzati a monte, i prodotti consumati a valle, cercando di mantenere costante la fornitura, sia del prodotto finito e pronto da spedire, sia dei componenti vari necessari ad ogni sotto processo per assemblare il prodotto finito.

Il Supermarket

Determinante è il concetto di Supermarket perché rappresenta in maniera molto precisa la logica che governa e guida i rifornimenti: su uno scaffale di un Supermarket, infatti, il numero dei prodotti presenti viene ripristinato ogni qual volta esso diminuisce, in relazione alla quantità stabilita dallo spazio ad esso riservato e la cui entità dipende dalla richiesta del cliente che lo preleva, di volta in volta, dallo scaffale in questione.

Tale concetto si applica ad ogni contenitore di componenti/prodotti appartenenti ai vari sotto processi e i cartellini Kanban servono a indicare quale sia la quantità a cui fare riferimento per ripristinarne il contenuto: in questo modo l’intera catena di produzione non va in blocco e tutti i sottoprocessi diventano interdipendenti al fine di avere lavorazioni a flusso continuo e scambi fra processi.

Le regole

1. I contenitori a cui i cartellini Kanban sono affissi devono contenere sempre lo stesso numero predefinito di pezzi
2. L’area di parcheggio dei contenitori è fissa e prestabilita
3. Il cartellino Kanban segnala/contiene sempre lo stesso numero di pezzi
4. I cartellini devono essere necessariamente apposti sui relativi contenitori
5. Il contenitore si può spostare solo se ha il cartellino
6. Il cartellino Kanban contiene: descrizione del pezzo, suo codice, quantità di pezzi del contenitore, la quantità di pezzi da produrre.

La Kanban Board

Negli anni il metodo Kanban è stato declinato per altri settori fino ad essere applicato anche al lavoro dei fornitori di servizi o a reparti non direttamente deputati alla produzione.

Poiché lo scopo del metodo è ridurre sprechi e ottimizzare il flusso di lavoro, la riorganizzazione e la corretta programmazione delle varie fasi del procedere è la base dalla quale partire. Uno strumento molto valido per procedere in tal modo è la Kanban Board.

Come concetto la Kanban Board nasce nel 2007, ad opera di David Anderson e Darren Davis che introdussero l’utilizzo di una lavagna sulla quale visualizzare gli oggetti di lavoro distribuiti su colonne e righe che ne esplicitassero lo stato di avanzamento.

Il modello più semplice di Kanban Board è costituito da tre colonne principali: Attività Richieste – Attività in corso – Attività Eseguite.

Si passa poi, via via, a strutture di Kanban Board più articolate le cui componenti principali sono:

• Kanban Card: sono schede collocate all’interno della Kanban Board che indicano visivamente le attività (scadenza, assegnatario, descrizione…);
• Colonne Kanban: ogni colonna rappresenta, come detto, una fase diversa del flusso di lavoro e le schede vengono via via spostate all’interno di esse;
• Limiti del Work In Progress: strumenti per limitare al massimo la quantità di lavori in corso, aiutando il team a velocizzare alcune operazioni per concentrarsi su altre;
• Corsie Kanban: dette anche “Swimline”, le corsie Kanban sono delle linee orizzontali che dividono i diversi tipi di attività, i team che devono occuparsene ecc…

La Kanban Board può essere “fisica”, cioè essere una vera e propria lavagna o bacheca sulla quale utilizzare schede, post-it o cartellini, in generale note adesive che vengono spostate manualmente all’interno di essa, oppure digitale, cioè una soluzione software che riproduce a schermo le caratteristiche e gli elementi della bacheca rendendo al contempo più accessibili ai vari fruitori le informazioni in essa contenute.

Che sia fisica o digitale, la Kanban Board presenta una serie di vantaggi interessanti:

• Flessibilità: consente ad ogni attività di modificare la propria priorità in base al proprio stato di avanzamento, senza alcuna fase predefinita. Sono le informazioni via via aggiunte che determinano il procedere;
• Maggiore produttività: monitorando le operazioni l’organizzazione procede in maniera sincronica nel lavoro permettendo allo stesso di avere un flusso ininterrotto;
• Maggiore efficienza: visualizzare l’andamento del lavoro ed essere consapevole non solo del proprio, ma di quello di tutto il team, rende più agevole procedere perché lo scambio informativo favorisce l’efficienza dell’intero ingranaggio;
• Riduzione del lavoro sprecato e/o del tempo perso: visualizzare direttamente gli aggiornamenti e lo stato dei lavori rende superflue riunioni di semplice aggiornamento o consegna lavori;
• Maggiore focalizzazione dei membri del team: con uno strumento visivo a portata di mano la concentrazione sul cosa fare e come farlo è di più facile raggiungimento.