Digitalizzazione dei processi

Digitalizzare i processi è un percorso complesso e articolato che implica, per qualsiasi azienda, la necessità di rivedere, in diversa misura e in base alla propria situazione di partenza, organizzazione e modus operandi.

Si tratta di un profondo cambiamento derivato dall’applicazione delle tecnologie digitali a tutte le aree e a tutti i processi e, come tale, presuppone nuovi orizzonti culturali, metodologici e manageriali da adattare gradualmente e in maniera differente a ciascuna realtà. Alla base, dunque, è fondamentale una ferma volontà di concepire e disegnare nuovi modelli strategici, senza perdere di vista le caratteristiche e gli obiettivi del proprio contesto.

Come attuare la Digitalizzazione dei processi

Nella pratica digitalizzare vuol dire consentire interazione, collaborazione e connessione online favorendo automazione, snellimento dei flussi di lavoro, comunicando e condividendo le informazioni attraverso ambienti utilizzabili da remoto.

Le caratteristiche principali che abilitano tale percorso sono:

• Interoperabilità, ovvero la capacità di macchine, dispositivi, sensori e persone di connettersi e comunicare tra loro, creando quelli che vengono chiamati sistemi cyber-fisici;​
• La possibilità di creare un modello virtuale della realtà produttiva collegando le informazioni raccolte dai sensori a modelli di simulazione; ​
• Real time capability, ovvero la capacità di raccogliere e analizzare in tempo reale grandi quantità di dati, trasformandoli in informazioni utili al processo decisionale;
• Decentramento del processo decisionale, ovvero la capacità dei sistemi cyber-fisici di prendere decisioni semplici in autonomia.​

Il primo passo è conoscere approfonditamente i sistemi informatici già presenti in azienda, considerandone efficacia ed efficienza e valutando il caso di implementarli con ulteriori strumenti digitali, per migliorarne i risultati e raggiungere gli obiettivi proposti e, contemporaneamente, non perdere di vista due aspetti fondamentali: la privacy e la cyber security.

Come favorire il percorso di digitalizzazione aziendale

Il requisito fondamentale a favorire il percorso di digitalizzazione è la consapevolezza del top management che l’adozione delle tecnologie abilitanti sia un beneficio per l’azienda; dietro tale consapevolezza si sviluppa la capacità di trasmettere l’impegno necessario in tal senso a tutta l’organizzazione.  Si attiva, di seguito, un piano di change management che coinvolge tutto il personale e per il quale è molto importante l’ascolto dei dipendenti, dei clienti e dei partner per procedere alla valutazione, all’analisi e alla mappatura dei processi, al fine di individuare nuovi modelli abilitati dagli strumenti digitali.

Gli elementi fondamentali alla base di un qualsiasi processo di digitalizzazione sono i dati e le informazioni.

Poterli raccogliere, conservare, studiare e maneggiare in maniera adeguata consente di tracciare e misurare ogni singola operazione e processo aziendale. Consente di gestire il rapporto con la clientela e i fornitori, nonché di attivare pratiche collaborative che facilitano il lavoro tra operatori e team, migliorando le performance di tutta l’organizzazione.

Un valido strumento in questo senso sono, sulla base della nostra esperienza, i software di gestione dei Ticket, conosciuti anche come Ticketing System.