In un contesto di elevato fermento digitale, sempre più guidato da logiche data-driven e influenzato da continui progressi tecnologici e informatici, sembra più che mai attuale volgere lo sguardo alle possibili opportunità offerte dall’integrazione tra ERP e Business Intelligence.
Ma come realizzarla? E quali benefici può realmente apportare alle aziende manifatturiere?
Integrare il proprio ERP con un sistema di Business intelligence vuol dire acquisire la capacità di “leggere in tempo reale il proprio business”, spesso anticipando problemi e individuando opportunità nascoste.
ERP e BI
Un ERP (Enterprise Resource Planning) è un sistema software di gestione che consente alle aziende di centralizzare le informazioni di tutta l’organizzazione, ottenendo una visione olistica e completa, offrendo un solido supporto alle politiche decisionali del management. Al suo interno sono raccolti i dati di ogni reparto, comunemente organizzati in moduli:
- Finanza e Contabilità: gestione dei bilanci, delle fatture, degli incassi e dei pagamenti.
- Risorse Umane: gestione dei dipendenti, delle assenze, dei salari e delle politiche di personale.
- Produzione: gestione del processo produttivo, della pianificazione della produzione e dell’inventario.
- Supply Chain: gestione della supply chain, dei fornitori, dei trasporti e della logistica.
- Vendite: gestione delle vendite, dei clienti, dei preventivi e degli ordini.
Un sistema di Business Intelligence è l’insieme di strumenti e processi finalizzati alla raccolta e analisi dei dati derivanti da tutte le attività aziendali. Esso utilizza diverse tipologie di dati (storici, attuali, interni, esterni, strutturati e non strutturati) per elaborarli e interpretarli secondo diversi criteri ed esigenze.
Esso si serve di:
- Dashboard e visualizzazione dati
- Reporting avanzato
- Analisi predittiva e modelli di forecasting
- Data Warehouse e Data Lake
- ETL (Extract, Trasform, Load)
- Data Mining e Analytics
- KPI Monitoring e Alerting
- Strumenti di connettività e API
- Sicurezza e controllo degli accessi
- Self Service BI
La funzione primaria di un sistema ERP è la gestione operativa integrata (produzione, magazzino, vendite, acquisti, contabilità), il cui output principale sono dati transazionali strutturati.
La funzione primaria di un sistema di BI è l’analisi e la visualizzazione di dati finalizzate all’identificazione di insight necessari a un percorso decisionale e strategico.
Il concetto principale che deriva dall’integrazione dei due sistemi è che il dato nasce nell’ERP, ma prende vita nella BI.
Ogni azienda ha una grande quantità di dati a disposizione, la cui elaborazione complessa se effettuata manualmente può comportare dispersività, confusione, spreco di tempo e scarsa efficacia.
Un sistema di BI consente l’automazione delle operazioni di elaborazione, analisi e visualizzazione secondo criteri diversi e altamente personalizzabili che restituiscono un’interpretazione perfettamente rispondente alle numerose e diversificate esigenze che di volta in volta si presentano: esso gestisce una enorme mole di dati attraverso diversi input, quali, ad esempio, risorse, processi o attività su un unico database monitorando in tempo reale le performance e individuando al contempo criticità e/o possibilità di miglioramento e ottimizzazione.
Integrazione di ERP e BI
L’integrazione tra un sistema ERP e un sistema di BI avviene attraverso diversi step:
- Estrazione dei dati (ETL)
Il processo ETL (Extract, Transform, Load) permette alla Business Intelligence (BI) di accedere ai dati contenuti nei moduli dell’ERP (Enterprise Resource Planning).
- Extract: i dati vengono estratti dai database ERP tramite connettori, API o interfacce dirette. Questi dati includono contabilità, vendite, magazzino, produzione ecc.
- Transform: i dati vengono puliti, normalizzati e arricchiti (es. unificazione delle valute o standardizzazione delle date).
- Load: i dati trasformati vengono caricati nel sistema di BI (tipicamente in un Data Warehouse).
- Data Warehouse
Il Data Warehouse è un sistema centrale dove vengono archiviati i dati storici e strutturati provenienti dall’ERP.
- I dati sono organizzati per consentire analisi multidimensionali, ad esempio per tempo (mensile, annuale), per cliente, per area geografica, per prodotto, ecc.
- Questo consente interrogazioni complesse e veloci, senza impattare sulle prestazioni del sistema ERP operativo.
- Dashboard e report
Gli strumenti di BI utilizzano i dati presenti nel Data Warehouse per generare visualizzazioni interattive.
- Le dashboard offrono visualizzazioni in tempo reale o aggiornate periodicamente su indicatori chiave (KPI) come vendite, costi, margini, efficienza.
- I report possono essere standard o personalizzati, programmati o on-demand, e aiutano a prendere decisioni basate su dati concreti, non su ipotesi.
Sebbene integrazione di ERP e BI sia ormai fondamentale per la gran parte delle aziende, non bisogna trascurare l’altrettanto importante possibilità di integrazione tra BI e altri software e piattaforme aziendali, utilizzati per diverse funzioni e attività, come, ad esempio, PLM (Product Lifecycle Management) per monitorare e gestire l’intero ciclo di vita del prodotto, MES (Manufacturing Execution System) per gestire le diverse funzioni produttive o CRM ( Customer Relation Management) per curare e seguire le relazioni con i clienti. Con ognuna di queste piattaforme i sistemi BI sono in grado di costruire, attraverso opportuni connettori, una fitta rete di interscambio dati all’interno dell’ecosistema informativo aziendale, utile e fruibile da ogni componente organizzativa al fine di guidare processi decisionali mirati e consapevoli.
Benefici per le aziende
Tra i vantaggi e benefici che le aziende ottengono attraverso l’integrazione di sistemi BI ed ERP, e/o con altre piattaforme specifiche:
- Maggiore visibilità e controllo sui dati
- Centralizzazione dei dati aziendali in un’unica fonte affidabile.
- Visione in tempo reale delle performance aziendali.
- Maggiore accuratezza e coerenza dei dati tra reparti.
- Decisioni più informate e tempestive
- Analisi approfondite e reporting automatizzati.
- Individuazione di tendenze, anomalie e opportunità.
- Supporto alle decisioni strategiche e operative basate su dati concreti.
- Automazione dei processi di analisi
- Riduzione del tempo impiegato nella raccolta ed elaborazione dati.
- Dashboard dinamiche e report configurabili.
- Minore dipendenza da interventi manuali e fogli Excel.
- Miglioramento dell’efficienza operativa
- Identificazione di inefficienze nei processi aziendali.
- Supporto al miglioramento continuo (es. KPI monitorati in tempo reale).
- Ottimizzazione della supply chain, produzione, vendite, ecc.
- Adattabilità e scalabilità
- Capacità di adattarsi facilmente a nuove esigenze aziendali.
- Scalabilità del sistema in funzione della crescita dell’azienda.
- Vantaggio competitivo
- Miglior comprensione del mercato e del comportamento dei clienti.
- Capacità di rispondere più rapidamente ai cambiamenti.
- Miglioramento dell’agilità e dell’innovazione aziendale.
- Conformità e audit
- Facilità nel tracciare e documentare i processi.
- Maggiore facilità nell’affrontare audit interni o esterni.
Conclusioni
Molti ERP di ultima generazione contengono già funzionalità di BI integrate, tuttavia esse rimangono ancora limitate, per superare le quali è spesso necessario creare una integrazione dedicata. In questo caso implementare la soluzione adatta necessita di diversi e graduali passi consapevolmente guidati dalle particolari esigenze dell’azienda e da competenze specifiche che normalmente sono offerte da consulenza esterna.
Scritto da Anna Minutillo
Foto di Lukas Blazek su Unsplash
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