Il concetto di Digital Collaboration nasce all’interno del più ampio fenomeno della Trasformazione Digitale e lo si può definire come “l’utilizzo di strumenti e tecnologie digitali che consentono un significativo miglioramento della comunicazione, del flusso di documenti, dello scambio di informazioni e della gestone dei processi in azienda”.
La connessione e integrazione di tali strumenti e tecnologie crea una fitta rete di interazioni, veri e propri luoghi virtuali in cui si sviluppano progetti, si seguono percorsi lavorando insieme anche da luoghi differenti, in momenti diversi, riuscendo, allo stesso tempo, ad essere aggiornati su qualsiasi intervento o azione altrui.
Un nuovo modus operandi che implica nuove prospettive e nuove opportunità, richiede determinate premesse, ma apre a nuove aspettative ed obiettivi.
Le tecnologie e gli strumenti
Le tecnologie e gli strumenti abilitanti un contesto di Digital Collaboration sono di diversa natura e insieme possono creare un vero e proprio sistema: software, hardware, applicazioni, dispositivi. Eccone alcuni esempi:
- Piattaforme di comunicazione: insieme di tecnologie in grado di facilitare la comunicazione di idee, feedback e informazioni diverse tra team, dipendenti, collaboratori ai diversi livelli gerarchici per migliorare l’organizzazione e coordinare il flusso di lavoro.
- Software di gestione progetti: appannaggio del project management, quest’insieme di software consente il coordinamento dei diversi progetti, l’aggiornamento dello stato d’avanzamento, l’assegnazione dei diversi compiti, la condivisione dei documenti.
- Spazi di lavoro condivisi: attraverso gli spazi di lavoro condivisi si creano dei veri e propri “contenitori” di file/documenti da poter co-creare e modificare in tempo reale.
- Intranet aziendali: sono portali interni attraverso i quali condividere notizie, informazioni e risorse aziendali.
Ad oggi esistono soluzioni software in grado di integrare le diverse possibilità di interazione e condivisione in modo tale da poter far riferimento ad un unico strumento che possa garantire più concentrazione e meno passaggi da una applicazione all’altra. Ogni azienda può chiaramente valutare quale tipo di strumento e tecnologia può soddisfare al meglio le proprie esigenze, in relazione a diversi fattori e contesti, chiaramente: ciò che rimane, al di là della soluzione adottata, sono i vantaggi che questo nuovo contesto lavorativo comporta.
Le implicazioni e i vantaggi della Digital Collaboration
Ogni cambiamento, se gestito correttamente, porta con sé interessanti vantaggi. Quando parliamo di Digital Collaboration, in particolare, ma anche in generale della Trasformazione Digitale, è fondamentale tenere presente che si tratta di fenomeni ad alto impatto organizzativo e metodologico che, dunque, necessitano, in primis, di competenze specifiche e di formazione continua. Sono implicazioni importanti che coinvolgono sia la sfera tecnica che quella culturale: le competenze indispensabili a gestire i nuovi strumenti, infatti, riguardano sia abilità e conoscenze tecniche, sia capacità adattative in grado di gestire la flessibilità e il cambiamento, il passaggio dal tradizionale modo di lavorare al nuovo, come le nuove interazioni e le nuove abitudini che esso comporta. La riuscita di pratiche di Digital Collaboration è, in primo luogo, una questione culturale, una mentalità aperta e disponibile al cambiamento, in grado di affrontarlo e gestirlo.
Date queste premesse, i vantaggi sono diversi:
- Aumento della Produttività e dell’Efficienza: si abbattono le barriere di tempo e spazio grazie ad una comunicazione più rapida, velocizzando scambio di informazioni e processo decisionale attraverso l’accesso immediato alle informazioni e alla possibilità di condividere e co-creare documenti in tempo reale.
- Flessibilità e Smart Working: è possibile gestire meglio l’equilibrio vita-lavoro consentendo ai dipendenti e collaboratori di lavorare anche da remoto e con orari flessibili, collaborando anche in modo asincrono su progetti comuni.
- Migliore gestione e sviluppo della Conoscenza: il continuo, centralizzato e rapido flusso delle informazioni dovuto a un unico punto d’accesso ai documenti, alle autorizzazioni e ai processi riduce la dispersione dei dati. Allo stesso tempo, la più agevole condivisione delle informazioni tra colleghi favorisce la possibilità di apprendimento continuo.
- Maggiore Coinvolgimento dei Dipendenti: la possibilità di interagire con facilità a prescindere dal luogo in cui ci si trova, crea maggiore partecipazione e coinvolgimento favorendo tra i lavoratori, dai nuovi arrivati ai veterani, l’aumento del senso di appartenenza all’azienda e alla sua cultura. Allo stesso tempo, la comunicazione più agevole, frequente e aperta, stimola fiducia e motivazione.
- Riduzione dei costi: le tecnologie e gli strumenti collaborativi, collegando tutta l’organizzazione in luoghi virtuali, consentono la riduzione degli spostamenti e delle trasferte, favorendo, spesso e per molte realtà, l’abbattimento dei costi di spazi fisici in cui lavorare. Allo stesso tempo, la digitalizzazione consente una notevole riduzione dell’utilizzo di carta e dei relativi costi di smaltimento.
- Miglioramento delle Relazioni con Clienti e Partner: l’aumento dell’efficienza interna consente maggiore reattività all’esterno, sia verso i clienti che verso i fornitori e partner commerciali, migliorando notevolmente i servizi relativi.
- Agilità aziendale: va da sé che tutti i vantaggi sin qui esposti, rendono ogni realtà aziendale che se ne rende protagonista, molto più agile e flessibile, pronta al cambiamento attraverso capacità adattative maggiori, grazie all’efficienza, alla facilità collaborativa e al continuo incremento delle conoscenze e delle competenze. Allo stesso tempo, i processi decisionali risultano meno farraginosi e molto più informati, diventando più rapidi ed efficaci.
I vantaggi nella gestione dei processi
Un’altra serie di vantaggi derivanti dalla Digital Collaboration, riguarda più specificatamente la gestione dei processi, interessante soprattutto in ambito manifatturiero.
Vediamone alcuni:
- Trasparenza e Visibilità dei Processi: molte piattaforme collaborative integrano funzionalità di gestione del workflow che rendono i passaggi dei processi espliciti e visibili a tutti i partecipanti. Questo elimina ambiguità e ritardi. Dashboard e strumenti di reportistica consentono di monitorare lo stato di avanzamento dei task e dei progetti, identificando colli di bottiglia e aree di inefficienza in tempo reale.
- Automazione e Digitalizzazione: la Digital Collaboration spinge verso la dematerializzazione e l’automazione di attività ripetitive e manuali (es. approvazioni, raccolta firme), spesso fonte di ritardi e errori. L’integrazione delle piattaforme collaborative con altri sistemi aziendali (CRM, ERP, sistemi di gestione documentale), inoltre, crea un flusso di dati continuo e automatizzato tra le diverse fasi di un processo.
- Reingegnerizzazione dei Processi (BPR – Business Process Reengineering): la visibilità offerta dagli strumenti di Digital Collaboration consente un’analisi più accurata dei processi esistenti, evidenziando inefficienze, ridondanze e opportunità di miglioramento. I team possono collaborare nella riprogettazione dei processi, simulando nuovi flussi di lavoro direttamente all’interno delle piattaforme collaborative, prima di implementarli. La flessibilità di questo tipo di strumenti, inoltre, permette un’implementazione più agile dei processi reingegnerizzati, con la possibilità di testare e iterare rapidamente. Ad esempio, un processo di approvazione di un documento che prima richiedeva la stampa, la firma fisica e la scansione, ora può essere gestito completamente online con workflow digitali e firme elettroniche, riducendo drasticamente tempi e costi.
- Gestione del Ciclo di Vita del Documento: tutti i documenti relativi a un processo sono centralizzati in un unico luogo, con controllo delle versioni che previene errori e garantisce che tutti lavorino sulla versione più aggiornata. Allo stesso tempo, i documenti digitali sono facilmente accessibili e ricercabili, riducendo il tempo speso per trovare le informazioni necessarie a completare un task.
- Comunicazione Contestuale e Integrata: invece di scambiarsi lunghe catene di email, la comunicazione avviene all’interno del contesto del processo o del progetto (es. commenti su un documento, chat associate a un task), riducendo le interruzioni e mantenendo tutto il necessario in un unico luogo: ciò rende possibile dare feedback immediati su documenti o attività, accelerando le revisioni e le approvazioni, essenziali per processi fluidi.
Conclusioni
La Digital Collaboration, quando implementata strategicamente e supportata da una cultura aziendale adeguata, non è solo un nice-to-have, ma un pilastro fondamentale per la trasformazione digitale dell’azienda. Essa permette di costruire organizzazioni più efficienti, innovative, resilienti e attraenti, capaci di affrontare le sfide del futuro e di ottimizzare continuamente i propri processi per un vantaggio competitivo duraturo.
Scritto da Anna Minutillo
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